Mae monitro’n ymwneud â chywain ystod o wybodaeth yn rheolaidd ynglŷn â’ch prosiect yn erbyn cynllun y cytunir arno rhyngoch chi a’r ariannwr ar ddechrau eich grant.
Mae un elfen o ymagwedd y Gronfa Loteri Fawr at fonitro’n canolbwyntio ar dracio cynnydd tuag at gyflawni canlyniadau eich prosiect (mae elfennau eraill monitro’n cynnwys gwybodaeth megis gwariant ar y prosiect). Mae’r cynnydd hwn wedi’i nodi gyda dangosyddion, ynghyd ag amserlenni ar gyfer cyflawni pob un. Mae’r broses hon yn wahanol i werthuso (sydd wedi’i esbonio yn yr adran ‘Dysgu’).
Bydd angen i chi ein hysbysu am y dulliau y bwriadwch eu defnyddio i dracio’r newidiadau a ddisgrifir y eich canlyniadau a’ch dangosyddion. Yn ogystal â meddu ar gynlluniau cadarn i gofnodi data meintiol, megis nifer y bobl sy’n cymryd rhan mewn gweithgareddau, dylai eich cynlluniau dracio newidiadau ansoddol, megis hunanhyder, sgiliau cymdeithasol neu les meddyliol gwell (os yn berthnasol i’ch prosiect).
Gallai dulliau tracio newidiadau ansoddol gynnwys defnyddio grwpiau ffocws, cyfweliadau, holiaduron, cynlluniau datblygu personol neu unrhyw offerynnau perthnasol i fesur y cynnydd a wnaed. Mae’n ddefnyddiol ystyried sut y caiff yr wybodaeth hon ei chywain a’i dadansoddi er mwyn adrodd am gyflawniad y dangosyddion a gwneud newidiadau i’r prosiect i sicrhau ei fod yn parhau i wneud cynnydd.
Wrth benderfynu pa wybodaeth i'w chasglu mae'n werth ystyried y canlynol:
- manylder yr wybodaeth y mae ei hangen arnoch
- pa ddull a fydd yn cael yr wybodaeth y mae ei hangen arnoch
- pa mor hawdd y bydd i chi gasglu a dadansoddi'r wybodaeth
- pa ddulliau fydd yn briodol ar gyfer eich buddiolwyr neu eich gwasanaeth
Ceisiwch gasglu gwybodaeth o fwy nag un ffynhonnell, er enghraifft buddiolwyr, staff a gwirfoddolwyr y prosiect. Mae hyn yn helpu i wneud eich gwybodaeth yn fwy dibynadwy gan ei bod yn cydbwyso safbwyntiau gwahanol a mathau gwahanol o dystiolaeth.
Gallwch gasglu gwybodaeth mewn mwy nag un ffordd a gall hyn gryfhau eich canfyddiadau. Dyma rai o'r dulliau a ddefnyddir amlaf i gasglu gwybodaeth:
- holiaduron
- arsylwi
- cyfweliadau
- cadw cofnodion a newidiadau
Os ydych yn gweithio gydag unigolion mewn prosiect bach, yn gyffredinol byddwch yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn dechrau gwaith gyda phob buddiolwr, ar adegau rheolaidd wedi hynny (megis bob tri i chwe mis) ac ar ddiwedd eu cyfranogiad yn y prosiect. Dylech ystyried hefyd pa mor aml ac i ba raddau y bydd eich ariannwr am i chi adrodd ar eich cynnydd: dylech gynllunio i gasglu'r wybodaeth ofynnol yn fuan cyn y bydd angen i chi gwblhau'r adroddiad hwnnw.